Dans votre entreprise, dans votre vie professionnelle, avez-vous déjà entendu parler de diagnostic organisationnel? Probablement que non… Est-ce que cela pique votre curiosité? Vous ne seriez pas le premier à dire oui! Depuis que j’ai lancé DO Consulting, je réalise à quel point cette idée a du potentiel.
Comme un omnipraticien qui fait un bilan de santé de votre corps, un spécialiste du diagnostic organisationnel fait le bilan de santé de votre organisation, que ce soit une entreprise privée, une OBNL, une institution publique ou même une entreprise individuelle. Que cherche le spécialiste dans son diagnostic? Quelles méthodologies utilisera-t-il et quels seront les résultats? C’est ce que nous allons aborder afin que vous découvriez la puissance de cette approche.
Le diagnostic organisationnel : une approche pluridisciplinaire
Quand on parle de diagnostic organisationnel chez DO Consulting, on fait référence à une analyse des piliers de votre entreprise :
- Vos processus opérationnels
- La santé de vos finances
- La visibilité et la profondeur de votre marketing
- L’utilisation efficiente (ou non!) de votre temps
En analysant ces 4 piliers, un spécialiste peut cibler les opportunités les plus payantes et faire des recommandations personnalisées sur les enjeux que vous vivez.
Évidemment, la définition de cette approche est malléable et peut changer d’une organisation à l’autre. Certaines firmes de consultation peuvent avoir une vision du diagnostic axée sur le climat de travail et le capital humain. Ce qui est notamment le cas des firmes en RH. D’autres auront une approche manufacturière. Dans cet article, on fait référence à l’approche DO Consulting, soit un diagnostic complet et exhaustif orienté pour les solopreneurs et les PME.
Le diagnostic organisationnel : pourquoi?
Pour les mêmes raisons qu’un médecin vous fait un bilan de santé; pour avoir l’heure juste sur sa santé
organisationnel (organismationnel!). Lorsqu’on est au 
courant de ce qui va bien et de ce qui pourrait être amélioré, il est plus facile de poser des actions concrètes et dirigées pour améliorer son état.
De plus, un propriétaire de PME est à la fois un chef d’orchestre et un musicien. Dans le cas d’un solopreneur, l’entrepreneur est chef d’orchestre, musicien, sonorisateur, gérant d’estrade, concierge, etc. Il porte tous les chapeaux. Il est constamment dans l’action et a peu de temps à consacrer à l’amélioration de ses processus d’affaires, de sa stratégie et de courir les économies financières. D’où la nécessité d’avoir de l’aide pour réfléchir à comment on peut être plus efficace et efficient. L’efficacité, c’est faire les bonnes actions, et l’efficience c’est faire ces actions de la bonne façon. Le diagnostic organisationnel aborde ces deux aspects à la fois. Il permet de cibler les bonnes actions et d’optimiser les actions déjà prises pour qu’ils atteignent de meilleurs résultats ou consomment moins de ressources.
« L’efficacité, c’est faire les bonnes actions, et l’efficience c’est faire ces actions de la bonne façon »
Le diagnostic organisationnel : c’est pour qui?
L’approche s’applique à pratiquement toutes les formes d’organisations : du solopreneur aux institutions publiques. Sa forme et ses méthodologies s’adapteront au milieu qui sera diagnostiqué. Une analyse dans une grande entreprise avec des processus d’affaires complexes et de multiples équipes avec une tonne d’initiatives marketing n’aura pas la même profondeur et portée qu’une analyse pour un travailleur autonome.
Et doit-on être en situation de crise pour faire un diagnostic? Idéalement, non. La proactivité est toujours de mise mais rares sont les actions de ce genre qui sont prises lorsque tout roulent comme sur des roulettes. L’argument en faveur de la proactivité est simple. Un entrepreneur en situation de crise aura moins le temps, l’énergie et les ressources pour collaborer avec le spécialiste qui doit réaliser le bilan de santé de son organisation. Il cherchera des solutions rapides qui pourra l’aider à diminuer la pression alors qu’un diagnostique organisationnel devrait s’inscrire dans une approche d’amélioration continue. Et on sait que des employés sous pression seront moins réceptifs à ce que l’on change les méthodes de faire. En fait, ils risquent de refuser catégoriquement, ce qui est fort logique de leur point de vue.
« Ce n’est pas le temps de rénover la maison quand elle brûle! »
Je veux faire un diagnostique de mon organisation, comment je procède?
Une fois la décision de faire un bilan de santé organisationnel prise, il faut bien s’interroger sur les raisons qui motivent cette décision et les résultats attendus. Ces informations seront cruciales si vous décidez de faire affaire avec un consultant pour sa réalisation. L’une des premières questions qu’il devrait vous poser concernera votre motivation, vos irritants et vos objectifs. Il pourra ainsi mieux cibler ses actions et mettre les efforts sur les enjeux les plus criants.
La portée de l’analyse cernée, le spécialiste vous demandera plusieurs documents et informations qui lui permettront de collecter des données sur votre organisation :
- État du résultat global
- Indicateurs de performances en place
- Modélisation des processus si disponible
- Votre horaire
- Organigramme
- Les plans de formation des employés
Des rencontres peuvent être nécessaires pour mieux comprendre l’organisation, en fonction de sa grosseur et de la complexité de celle-ci. Pour un travailleur autonome, une seule rencontre en personne peut être suffisante pour générer un nombre suffisant de données et ainsi débuter l’analyse.
Ensuite, le spécialiste cogite le tout, passe les données dans le tordeur de ses outils d’analyse et réfléchit aux solutions possibles dans le contexte de votre organisation. Le but étant de démêler, organiser et quantifier les gains des solutions qu’il vous recommandera.
La dernière étape consiste à mettre en place les optimisations proposées. Certains consultants vont vous remettre un dossier et clore le mandat alors que d’autres pourront vous accompagner dans l’implantation des mesures.
Récolte des résultats
- Diminution des coûts d’opérations
- Diminution de la perte de temps dû aux activités à non-valeur ajoutées
- Augmentation des revenus
- Diminution des irritants pour vous et votre équipe
- Des processus plus efficients
- $$$
Pour vous donner un exemple, si un consultant est en mesure de vous faire économiser 4 heures par semaine, dans une année avec 48 semaines de travail et que chaque heure de votre temps vaut 100$, on parle ici d’une économie en temps de près de 20 000$! Les gains s’accumulent vite!
Alors, qu’attendez-vous pour consulter un spécialiste du diagnostic organisationnel?
